A importância da gestão de projetos para uma empresa possui interferência direta em muitos fatores, principalmente por seu impacto em indicadores fundamentais.

 

Quer saber como uma boa organização de questões empresariais pode impactar positivamente o seu negócio? Continue a acompanhar este guia!

 

O que é gestão de projetos?

Gestão de projetos é a união de várias práticas e técnicas onde há o planejamento, a execução, o monitoramento dos planos e planejamentos que vão acontecer dentro de uma empresa.

 

É nesse momento que várias questões em comum acontecem, como:

• Criação e detalhamento de todo o escopo;
• Regulamentação dos recursos humanos, dos materiais, estoque e financeiro;
• Criação de um cronograma;
• Registro de todos os custos do negócio;
• Monitoramento e acompanhamento de problemas relacionados ao projeto.

Tudo isso tem como principal intenção com que um resultado único e com saldo positivo seja entregue ao cliente final que consome o seu produto ou serviço.

 

Assim, as decisões relacionadas também são tomadas com estratégias, técnicas efetivas e pessoas preparadas para os passos instaurados no projeto.

 

5 indicadores que indicam a importância da gestão de projetos para uma empresa

Existem 5 indicadores que mostram qual é a real importância da gestão de projetos dentro de uma companhia. Quer saber quais são eles?

 

Confira abaixo e comece a acompanhar mais sobre cada um deles dentro de seu negócio.

 

1. Índice de qualidade das entregas

Que tal começar a avaliar qual é a qualidade de entrega que o produto ou serviço em questão está sendo enviado ao comprador?

 

Você pode realizar esse acompanhamento por meio de uma pesquisa designada aos consumidores, por uma avaliação interna dos produtos, além de analisar o tempo de envio e de contato com o cliente final.

 

Tudo isso será essencial para manter o padrão dos itens e assim, evitar problemas de devolução ou reclamação dos clientes.

 

2. Índice de produtividade

Como está o índice de produtividade dos seus colaboradores, comandante?

 

É esse cálculo que te mostra mais sobre a qualidade de produção dos seus trabalhadores, qual a criatividade para novas ideias e também o engajamento do seu time.

 

Para compreender com precisão a quantidade de produção dos itens disponibilizados pela sua empresa, é preciso registrar a média gerada dentro de certo período, comparando-a com os que estão por vir.

 

3. Engajamento da equipe

O quanto a sua equipe está realmente interessada em entregar resultados e melhorias para o seu negócio?

 

Você deve estar atento em como há realmente o interesse por parte dos trabalhadores de entregar os resultados e novas possibilidades em sua companhia.

 

Para isso, vale a pena observar:

• Número dos indicadores avaliados;
• Clima organizacional;
• Satisfação dos envolvidos com os projetos aplicados;
• Integração da equipe com as metas e objetivos criados.

Tudo isso te ajudará a compreender mais sobre o que está acontecendo dentro do setor em questão, assim como avaliar o que os trabalhadores estão sentindo em sua companhia.

 

4. Satisfação dos clientes

Você tem verificado como está a satisfação dos seus clientes em relação ao produto ou serviço obtido?

 

Essa é outra parte essencial dos indicadores que precisam estar sempre em avaliação e fiscalização, afinal, quem você deseja agradar no final das contas é o consumidor!

 

Por isso, faça pesquisas pós compra, entre em contato para saber a opinião diante do que foi adquirido, envie um formulário de sugestão do que pode melhorar e esteja sempre à disposição.

 

É essencial que o cliente sinta que possui contato direto com você e liberdade para expor o que sentiu após a compra, assim, sua empresa pode sempre implementar os projetos existentes ou criar novos.

 

5. Faturamento

Por fim, porém, nem um pouco menos importante, o faturamento demonstra muito sobre se os projetos que estão em andamento são positivos, estão em decadência ou em uma constante.

 

Assim, observe de forma atenta os resultados de sua empresa, saiba entender o faturamento de sua companhia e mudar a rota quando for preciso alcançar resultados diferenciados.

 

Quem faz a gestão de projetos da empresa?

A pessoa que faz a gestão de projetos dentro da empresa pode ser tanto o próprio comandante, o líder de cada setor ou uma pessoa específica dentro do time, fiscalizando e acompanhando os resultados.

 

É importante que sempre seja o mesmo indivíduo que fará essa vistoria, observando com cuidado o que precisa ser modificado ou continuado diante dos processos.

 

Como fazer gestão de projetos da empresa?

Quer saber como realizar a gestão de projetos dentro de sua empresa de forma correta e sem demais problemas?

 

Veja mais abaixo!

 

Definir metas e objetivos

Para que você comece uma nova ação dentro de sua empresa, é importante saber definir metas e objetivos precisos para que sua equipe tenha o que acompanhar e seguir diante dos desafios do dia a dia.

 

Mas, para isso, é preciso saber aplicar as metas condizentes com o seu negócio e que possam ser alcançadas, da mesma forma que precisam ser desafiadoras!

 

Definir cronograma de tarefas

Agora que você já possui as metas que serão traçadas, é o momento de definir um cronograma de tarefas que precisam ser executadas, levando assim ao resultado final esperado.

 

Tudo isso ajudará com que os colaboradores saibam o que fazer sem demais problemas, possam ser autogerenciáveis dentro da companhia e visualizar melhorias ou implementações nos processos.

 

Delegar tarefas respeitando a estrutura organizacional 

Além dos pontos citados anteriormente, é essencial que as tarefas que sejam delegadas respeitem a estrutura aplicada dentro do negócio.

 

Assim, tenha um organograma bem definido para que possa especificar até onde o indivíduo pode chegar, quando estará interferindo na tarefa do colega e quais são suas as atividades específicas.

 

Acompanhar indicadores

Como já citado anteriormente, é preciso que sua empresa saiba quais são os indicadores que serão acompanhados com o passar do tempo.

 

Assim, deve-se determinar quem será a pessoa que fará essa fiscalização e vistoria de tempos em tempos, mudando a rota quando necessário, passando feedback para os envolvidos e mantendo o caminho sempre em ordem.

 

Fazer alinhamentos estratégicos

Assim como os pontos abordados anteriormente, é preciso realizar os alinhamentos estratégicos condizentes com todo o time e pessoas envolvidas nos processos da companhia.

 

Além disso, isso também demonstra a importância e o valor que a empresa dá aos funcionários em questão, engajando cada vez mais os envolvidos e também suas equipes.

 

Otimizar os processos 

Com o passar do tempo e da convivência com os processos instaurados no negócio, é natural que os colaboradores e os times comecem a avaliar e modificar os processos existentes.

 

Tudo isso ajudará com que sua empresa sempre vá em frente com novas aplicações, novas regras e aplicando reinvenções em vários setores, ações do dia a dia e até mesmo no produto vendido.

 

Analisar resultados

Assim como você está fazendo o acompanhamento dos indicadores citados anteriormente, é preciso verificar os resultados que estão sendo angariados.

 

Estão sendo positivos? Negativos? Dá para melhorar? Tudo isso precisa estar na visão do responsável pelos números, orientando e modificando quando preciso o que a companhia está executando.

 

Fazer o encerramento

A meta foi alcançada e finalizada por parte de toda a equipe? É preciso que o encerramento também seja feito!

 

Assim, você deve chamar todos os envolvidos nos resultados, ressaltando o devido prestígio, além de realizar as corretas homenagens e bonificações quando preciso.

 

Sua equipe deve se sentir valorizada quando as metas são atingidas diante de tanto esforço, portanto, não hesite em rasgar elogios e demonstrar o quanto a companhia é grata pelo empenho aplicado!

 

Veja abaixo no podcast EAG quais são as 3 coisas mais importantes na gestão de projetos dentro de uma empresa e comece a aplicá-las o quanto antes!

Principais erros da gestão de projetos para uma empresa

Ok, agora você já sabe tudo o que precisa ser aplicado dentro do time e com os colaboradores. Mas, quais são aquelas ações que são consideradas como erros catastróficos para sua companhia?

 

Confira abaixo e evite com que muitas delas aconteçam em seu negócio!

 

Não usar ferramentas de gestão de projetos

De nada adianta começar a aplicação da gestão de projetos em sua empresa, porém, não usar das ferramentas mais corretas para organizar e fiscalizar o que está sendo feito.

 

Por isso, tenha a sua disposição e a de sua equipe:

• Planilhas otimizadas;
• Softwares de gestão;
• Organizador de tarefas;
• Ferramentas para ações específicas.

Tudo isso ajudará com que a organização seja mais eficiente, assim como o acompanhamento das mudanças e alterações que vão acontecer com o passar do tempo.

 

Delargar tarefas

Evite apenas “delargar” as tarefas para os funcionários: é preciso ensinar como se faz, qual é o padrão da companhia, os cuidados precisos e assim, realizar a fiscalização até que o funcionário possa fazê-la sozinho.

 

Do contrário, os resultados não serão como o esperado, podem acontecer vários erros durante o percurso, assim como o próprio desânimo do envolvido nos processos.

 

Criar cronogramas irreais

Outro ponto que merece atenção é a criação de cronogramas que não podem ser atingidos pela equipe envolvida.

 

Por isso, antes de criar metas e objetivos para o time envolvido, tenha noção se a empresa realmente pode acompanhar o que está sendo ali traçado, o que é irreal e o que é impossível.

 

Quando uma questão que não é cabível é traçada, sua equipe ficará desmotivada, sem força para tentar alcançar o ponto final e claro, dando “murros em ponta de faca”.

 

Por isso, você deve realizar um estudo prévio antes de repassar as metas para seus colaboradores, visando o que pode realmente ser atingido e o que deve ser eliminado desses afazeres.

 

Não definir metas para cada setor

Por fim, porém, nem um pouco menos importante, é preciso que você aplique metas específicas para cada setor de sua empresa.

 

Isso acontece porque a quantia de vendas executadas não será a mesma que leads qualificados para o setor de marketing, assim como os resultados da produção não podem ser comparados com o financeiro.

 

Saiba aplicar métricas e resultados condizentes com a realidade de cada time de sua companhia e atingir pontos cada vez mais além do imaginável em sua empresa.

 

Gostou desse conteúdo? Continue acompanhando o blog EAG para receber mais novidades para aplicar em seu negócio e inicie hoje mesmo o processo para ter uma empresa cada vez mais autogerenciável.